Si eres el dueño de un pequeño negocio, es posible que no te consideres un empresario, pero eso no significa que no puedas aplicar estrategias efectivas para mejorar la gestión de tu emprendimiento. De hecho, la organización y eficiencia en las actividades diarias son igualmente importantes, independientemente del tamaño de tu negocio.
El buen funcionamiento de un negocio depende completamente de qué tan ordenado es el dueño y sus colaboradores. Aunque pueda parecer que en un negocio pequeño no es necesario llevar sistemas de gestión tan rígidos como en una gran empresa, la realidad indica que es igual de importante tener una estructura y orden en las actividades diarias.
El primer paso para poner orden en nuestro día a día en el negocio es hacer una pausa y enseguida, un ejercicio de reflexión y pensamiento sobre cuáles son las actividades clave, es decir, aquellas que son estratégicas y, que, si no se hacen, el negocio no funcionaría igual.
Una vez que ya tienes las actividades clave de tu negocio, el siguiente paso es identificar los recursos clave, es decir, aquello que sí o sí necesitas para llevar a cabo cada una de las actividades y como sabes, por recursos entendemos: personal, dinero, materiales, herramientas y tiempo.
Como ya vimos, los procesos no son otra cosa que la identificación de las actividades y recursos clave, ya que son la esencia del negocio y la importancia de documentarlos es dejar por escrito la forma en que tú haces cada una de esas actividades, ya que llevan tu conocimiento, experiencia y buenas prácticas (heredadas o aprendidas). Constituyen la «receta secreta» de lo que haces en tu negocio.
Un procedimiento es la forma en que se debe realizar un proceso o actividad clave del negocio. Una receta de cocina es un procedimiento que te indica los ingredientes, las cantidades y el orden en que se necesitan. Lo que se pretende con el procedimiento es que el platillo se realice siempre de la misma manera, que siempre tenga el mismo sabor, es decir, sea estándar.
Un cuello de botella es un factor que retrasa los tiempos, un elemento que afecta la producción o bien una persona no capacitada que obstaculiza la realización eficiente de una actividad.
La importancia de los procesos y procedimientos es que el buen funcionamiento u operación de tu negocio ya no dependerá solo de ti, lo que a ti te permitirá estar tranquilo o tranquila de que las cosas saldrán bien, dentro del estándar de lo que para ti y tus clientes es aceptable y se reduce la debilidad de no operar si no estás tú.
¡Los procesos documentando y la eficiencia garantizando!
Pero, ¿cómo implementar estas ideas en la gestión de tu negocio?
- Identifica las actividades clave: Tómate el tiempo para reflexionar sobre cuáles son las actividades más importantes para el funcionamiento de tu negocio. Estas actividades deben ser estratégicas y fundamentales para lograr tus objetivos. Al tener claridad sobre las actividades clave, podrás enfocar tus esfuerzos y recursos en ellas, asegurando un mejor rendimiento general.
- Analiza tus recursos: Una vez que hayas identificado las actividades clave, es fundamental que identifiques los recursos necesarios para llevarlas a cabo. Puede tratarse de personal capacitado, capital financiero, herramientas específicas o cualquier otro recurso necesario. Evalúa si cuentas con los recursos adecuados y, de no ser así, busca soluciones para adquirirlos o maximizar su eficiencia.
- Documenta tus procesos: Es importante que registres de manera clara y detallada los procesos necesarios para llevar a cabo las actividades clave. Esto implica describir paso a paso cómo se deben realizar las tareas, los roles y responsabilidades involucrados, así como los recursos necesarios en cada etapa. Al documentar tus procesos, no solo facilitas la capacitación de nuevos colaboradores, sino que también estableces estándares de calidad y eficiencia en todas las operaciones.
- Establece procedimientos estándar: Una vez que hayas documentado tus procesos, es recomendable establecer procedimientos estándar para cada actividad clave. Estos procedimientos son guías claras que indican cómo realizar las tareas de manera consistente y eficiente. Puedes pensar en ellos como recetas precisas que garantizan un resultado satisfactorio. Asegúrate de que todos los colaboradores estén familiarizados con los procedimientos y se apeguen a ellos en su trabajo diario.
- Identifica y soluciona cuellos de botella: Observa detenidamente tus procesos y actividades para identificar posibles cuellos de botella. Estos son puntos en los que se generan retrasos, ineficiencias o problemas recurrentes que obstaculizan el flujo de trabajo. Puede tratarse de tareas que consumen demasiado tiempo, falta de capacitación en ciertos roles o la falta de recursos adecuados. Una vez identificados los cuellos de botella, busca soluciones para eliminarlos o minimizar su impacto en la eficiencia de tu negocio.
Al implementar estos pasos en la gestión de tu negocio, podrás mejorar la eficiencia en tus operaciones y asegurar un mejor desempeño en general. Recuerda que la gestión eficiente no solo te brinda tranquilidad, sino que también es clave para satisfacer las necesidades de tus clientes y garantizar el crecimiento y éxito de tu negocio.
En resumen, independientemente de si te consideras un empresario o simplemente un dueño de negocio, la organización y eficiencia son fundamentales para el buen funcionamiento de tu emprendimiento. Identifica las actividades clave, asigna los recursos necesarios, documenta tus procesos, establece procedimientos estándar y resuelve los cuellos de botella. ¡Haz que tu negocio funcione de manera más eficiente y alcanza el éxito que deseas!